給与計算業務の属人化、約47％が課題を実感。属人化や負担解消の対策ができていないと約8割が回答

毎月決まったタイミングで必ず発生する給与計算業務。
社員の生活に直結する重要な業務でありながら、特定の担当者にしか分からない「ブラックボックス化」が起きている企業は少なくありません。

そこで今回は株式会社NEXERと共同で、事前調査で「企業で給与計算・人事労務業務に携わった経験がある」と回答した全国の男女57名を対象に「給与計算業務の負担と属人化の実態」についてのアンケートをおこないました。

質問1：給与計算業務で「特定の担当者しかわからない」「担当者が休むと業務が止まる」といった属人化の課題を感じたことはありますか？

まず質問1では、給与計算業務における属人化の課題を感じたことがあるか聞いてみました。

「よくある」と回答した方が14.0％、「ややある」と回答した方が33.3％で、合わせると47.3％が属人化の課題を実感しているという結果になりました。

およそ2人に1人が、給与計算業務における属人化を身近な問題として捉えていることがわかります。

質問2：具体的にどのような場面で困りましたか？

質問2では、具体的にどのような場面で困ったのかを聞いてみたので、一部を紹介します。

・方法（20代・男性）
・給与システムが担当者しか分からない（40代・女性）
・誰もやり方がわからない（40代・男性）
・どこになにがあるかとか（60代・男性）
・特殊な振分け処理が必要な場面（60代・男性）
・計算結果が正しいかどうか確認できない。（60代・男性）

寄せられた声からは、「やり方そのものがわからない」「データの保管場所が共有されていない」「計算結果の正誤を判断できない」といった、業務の根幹に関わる困りごとが浮かび上がってきました。

属人化は単なる業務効率の問題にとどまらず、担当者以外の社員が手を出せない状態を生み出してしまうようです。

質問3：給与計算の担当者が退職・異動した際に、引き継ぎに苦労した経験はありますか？

質問3では、給与計算の担当者が退職・異動した際の引き継ぎで苦労した経験について聞いてみました。

「ある」と回答した方が31.6％という結果になりました。
担当者の退職や異動によって引き継ぎが発生した際、約3人に1人が何らかの負担や難しさを感じていることがわかります。

質問4：引き継ぎにどのくらいの期間がかかりましたか？

では、実際に引き継ぎにはどの程度の時間が必要だったのでしょうか。
質問4では、引き継ぎに要した期間を聞いてみました。

その結果、「1週間未満」「1週間～1か月未満」がそれぞれ33.3％で同率トップとなり、次いで「1～3か月未満」が22.2％でした。

一方で注目したいのは、「十分に引き継げなかった」と回答した方が11.1％いる点です。

給与計算は、社員の生活に直結する重要な業務です。
だからこそ、引き継ぎが不十分なまま業務を進めるリスクは、決して軽視できないのではないでしょうか。

質問5：引き継ぎ不足や属人化によって、業務品質に影響は出ましたか？

質問5では、引き継ぎに苦労した経験がある方に、業務品質への影響について聞いてみました。

「やや影響した」が83.3％という結果になりました。
引き継ぎに苦労した経験のある人のうち、実に8割以上が何らかの形で業務品質への影響を実感しているということになります。

質問6：どのような影響がありましたか？（複数回答可）

では、具体的にどのような影響があったのでしょうか。
質問6では、影響の内容について聞いてみました。

最も多かったのは「確認作業に時間がかかった」で60.0％でした。
次いで「計算ミスが発生した」「社員からの問い合わせ対応が遅れた」「担当者の精神的負担が増えた」がそれぞれ26.7％で並びました。

確認作業に余計な時間がかかるだけでなく、計算ミスや問い合わせ対応の遅延といった、社員に直接影響する事態にまで発展しているケースもあるようです。

属人化は、業務を引き継ぐ担当者個人にも重い負荷をかけているといえそうです。

質問7：属人化や負担を解消するために、何か対策を講じていますか？

では、実際に企業ではどのような対策が取られているのでしょうか。
質問7では、属人化や負担を解消するために、何か対策を講じているか聞いてみました。

「すでに対策している」と回答した方が19.3％、「対策したいができていない」と回答した方は19.3％でした。
一方で、「特に対策していない」と回答した方が61.4％にのぼります。

実に6割以上の経験者が、属人化や負担解消の対策に手をつけられていない状況です。
「対策したいができていない」と合わせると、約8割が十分な対策を講じられていないことになります。

まとめ

今回の調査では、企業の給与計算・人事労務業務経験者のうち47.3％が属人化の課題を感じていること、そして引き継ぎに苦労した経験のある方の83.3％が業務品質への影響を実感していることが明らかになりました。

特に注目すべきは、約8割以上が属人化対策に手をつけられていない現実です。
問題は認識しているものの、対策に踏み出せないまま日々の業務をこなしている担当者が多数派だといえます。

給与計算は社員の生活を支える業務であり、ミスや遅延が許されません。
だからこそ、社内施策に加え、必要に応じて専門家への相談や業務の外部委託も視野に入れることが、長期的な業務安定につながるのではないでしょうか。

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