給与計算は専門知識と時間を要する大切な業務です。
しかし、その複雑さから、多くの企業がこの業務のアウトソーシング・代行を選択しています。
この記事では、給与計算のアウトソーシング・代行がもたらすメリットとデメリット、そして選定する際のポイントについて詳しく解説します。
1. 給与計算のアウトソーシング・代行とは
給与計算のアウトソーシング・代行とは、給与の計算や税金の算出など、一連の業務を専門業者に委託するサービスのことを指します。一般的には、「給与計算代行サービス」や「給与計算アウトソーシングサービス」とも呼ばれます。
企業が給与計算を自社で行う場合、その処理は非常に複雑です。これは、各従業員の給与、時間外労働の報酬、控除額、税金など、さまざまな要素を正確に計算し、適切に処理する必要があるためです。さらに、社会保険や税法などの法律の知識も必要となり、法改正にも常に対応しなければなりません。これらの作業は専門的な知識と時間を必要とします。特に、専門知識を持ったスタッフを雇用することは、人件費や研修費用などの面でも負担となります。
こうした背景から、給与計算のアウトソーシング・代行サービスは、企業が自社の本業に専念するための有効な手段となっています。企業は、経営資源をより重要な業務に集中させることができます。また、給与計算の専門知識を持つ業者に委託することで、法改正への対応や計算ミスのリスクを大幅に軽減することも可能となります。
2. MHCトリプルウィンの給与計算アウトソーシングサービス範囲
給与計算アウトソーシングのサービス範囲は、単に「毎月の給与額を計算する」だけにとどまりません。近年のアウトソーシングサービスでは、勤務実績の登録や日次実績データの月次集計、人事給与システムへの勤怠データ連携、社会保険料の随時改定などの月次業務から、賞与額 計算、社会保険料の定時改定、年末調整申告から年末調整計算、住民税の新税額への更新といった年次業務まで、給与に関わる一連のサイクルをフルカバーすることが一般的となっています。ここでは、MHCトリプルウィンのアウトソーシングサービスにて委託可能な具体的な業務範囲を紹介します。
2.1 人事情報管理・Webサービス
給与計算アウトソーシングサービスとセットで、約40カテゴリー(基本、社員区分、住所、家族、公的資格、評価等)の標準項目をご提供可能です。 組織の世代管理に加え、その他、お客様独自の管理項目をセットアップすることも可能です。 お客様が自由にデータを抽出できる検索およびデータ出力機能をご提供しております。データ出力は、csvのみならず、Excel形式での出力が可能です。
2.2 身上異動管理
入社、退職、氏名変更、住所変更、家族追加等の“人に纏わる情報管理”を、Web申請機能の”ナビゲーション型ワークフロー”を活用し、 「申請受付→従業員からの照会対応→給与計算連携→提携社労士への情報連携」までを一元的に管理いたします。 Web申請機能が利用できないお客様の場合も、申請書(紙)による書類手配、書類回収、手続きに纏わる照会対応、システムへのデータ登録なども 可能です。
2.3 月例給与
Webブラウザ画面からの登録、Excelファイルによるデータ授受、ワークフローによる収集に加え、お客様所定様式の申請書等による授受などにも 柔軟に対応することが可能です。導入時に、お客様の賃金規程に合わせたシステム設計(支給額の自動計算、支給・控除額の条件式・計算式の設定等)し、 貴社の判断業務および月次の業務負担を極力低減する運用構築をいたします。月次工程では、サブツール(RPA、チェックプログラム等)を活用し、 “手作業に依存しない”運用でのサービス提供が可能です。また、ベンダーの作業工程は、独自管理システムにより、作業工程管理を実施しております。 計算結果の確認は、システム標準 (賃金台帳、源泉徴収簿、チェックツール「前月対比照会」等)の帳票やデータをご活用いただき、サンプルチェックを実施 いただきます。データ出力は、csvのみならず、Excel形式での出力が可能で、独自帳票をお客様毎に生成することも可能です。
2.4 定期賞与・不定期賞与
定期賞与のみならず、不定期賞与(業績賞与、インセンティブ含む) の賞与支給にも対応いたします。所定ルールに基づき、 基本給をベースとした賞与支給額の自動算出も可能です。
2.5 年末調整
年末調整ワークフローの機能にて、申告対象者本人にWeb申請いただき、申告内容と証明書との整合性チェックを実施いたします。
不備や不明点がある場合は照会を実施し、ご回答結果をもとに年末調整計算を行い、源泉徴収票発行(*)まで対応することが可能です。
源泉徴収票はWeb参照機能も提供可能です。申告書(紙)での運用をご要望の場合では、年末調整の各種申告書に個人データを事前に印字することが
可能です。
(*)税理士法第2条第1項第1号から第2号に関する業務は、上記に含みません。
2.6 住民税
市町村より送付される特別徴収税額通知を元に、データ化(給与支払報告が電子の場合はデータ取込み、紙面報告の場合はデータ入力)し、 給与控除項目へ反映をいたします。個人宛決定通知書は、個人毎へのWeb通知や紙による封緘を実施し、納品いたします。 また、退職や休職に応じた特別徴収に係る「異動届出書」、特別徴収への切替における「特別徴収切替届出書」も、生成可能です。
2.7 社会保険・労働保険
月額変更・算定処理は、月次給与計算の結果を用いて、対象者や金額が自動算出されますので、手続きに必要な基礎データ取得が可能です。 また、資格取得・喪失届、月額変更、算定基礎届等の各種手続きをご要望される場合は、提携社労士による対応が可能です。 また、「マイナポータル連携」用の電子申請データを用いて、電子申請いただくことも可能です。 提携社労士のご依頼をいただく場合のみ、お客様×提携社労士×弊社の三者にて、クラウド上で人事給与システムにアクセスし、 タイムリーな情報共有が可能です。
2.8 マイナンバー管理
マイナンバーワークフローの機能にて、申告対象者本人によるWeb申請の収集やお客様人事部等で収集された申請書(紙)の情報を入力することも可能です。 対象者本人のほか、扶養家族分のマイナンバー登録が可能です。帳票をご利用いただく際(給与支払報告書や社会保険・労働保険等のシステム標準帳票)に、 マイナンバーが自動で反映されます。
2.9 就業管理
国内シェアトップクラスの「LYSITHEA(*)」を基盤とした、「LYSITHEA/ASPサービス」のご提供が可能です。
就業管理機能(勤務実績登録、各種休暇付与・残管理、客観時間データ連携管理等)はもちろんのこと、プロジェクト毎の工数管理を目的とした
「作番管理機能」のご提供も可能です。
また、給与計算アウトソーシングサービスとセットでご利用いただく場合、必要な月次の勤務実績データを連携いたします。
(*)「LYSITHEA(リシテア)」は、株式会社日立ソリューションズの製品です。
2.10 通勤費管理
支給サイクル（1・3・6ヶ月）および毎月の支給金額を管理し、対象月に給与合算にて支給いたします。1ヶ月あたりの月額費用を自動算出し、
月変算定処理へも自動連携まで行います。マイカー通勤(課税・非課税判定含む)も対応し、月変・算定処理へも連携を実施いたします。
業界シェアNo.1の「らくらく通勤費(*)」にて、経路管理・支給サイクル・支払期間のマスタを管理し、最新の「駅すぱあと」より毎月自動更新処理を行うことで、
運賃改定や消費税改定等に対応が可能です。また、異動発生時には、新経路支給額および旧経路解約額を計算し、給与・社保へ自動連携いたします。
あわせて、個人単位での本人宛通知文書を作成し、pdf形式にて納品いたします。
(*) 「らくらく通勤費」は、株式会社無限の製品です。
2.11 会計システム連携
勘定科目および補助科目マスターを保持し、給与計算・賞与計算結果を用いて、会計システム側へ連携が必要となる集計データ・仕訳データを作成いたします。 本務・兼務等による“費用按分”のデータ管理・データ出力も可能です。
3. 給与計算のアウトソーシング・代行のメリット
3.1 時間とコストの削減
給与計算は複雑で緻密な作業で、企業の規模に応じて、そのための人的リソースが大きく変わります。企業が社員全員の給与計算を自社で行う場合、それは大きな時間と労力を必要とします。例えば、社員の基本給、残業時間、ボーナス、控除額などを正確に計算し、それを反映した給与明細を作成する必要があります。また、それぞれの社員の税金や社会保険料の計算も必要です。
これらの作業を自社で行うと、人事や経理のスタッフは給与計算に多くの時間を費やすことになり、その他の業務に取り組む時間が削られます。しかし、これらの業務を専門業者に委託することで、自社の人的リソースを他の重要な業務に集中させることが可能となります。結果として、企業全体の業務効率が向上し、コスト削減にもつながります。
3.2 専門知識が必要な作業の負担軽減
給与計算は、税法や社会保険法などの専門的な知識を必要とします。また、これらの法律は頻繁に改正されるため、常に最新の情報を把握し、それを給与計算に反映させる必要があります。これは専門知識を持ったスタッフを社内に持つこと、あるいはスタッフに定期的な研修を行うことを必要とします。これらも企業にとっては大きな負担となります。
しかし、給与計算を専門業者に委託することで、このような負担を大幅に軽減することが可能となります。専門業者は最新の法律情報を常に把握しており、それをもとに正確な給与計算を行います。これにより、社内で専門知識を持つ人材を育成する必要がなくなり、また、法改正に対応するための時間や労力を節約できます。
3.3 ミスの防止
給与計算は細心の注意を要する作業で、一見些細なミスも、社員の給与に直接影響を及ぼすため、企業の信頼や評価に大きなダメージを与える可能性があります。例えば、税金や社会保険料の計算ミスは、社員の手取り給与に影響を及ぼし、また、企業が必要な税金を納付できない可能性もあります。
給与計算の専門業者は、そのようなミスを防ぐための専門知識と経験を保有しています。専門業者は給与計算の正しい方法を理解し、給与を正確に計算します。さらに、多くの業者は最新の給与計算ソフトウェアを使用しており、これにより計算ミスを最小限に抑えることが可能です。また、給与計算ソフトウェアは業者側で最新の状態に更新されるため、法改正にも対応することができます。これにより、給与計算のヒューマンエラーによるミスを大幅に減らすことができます。
このように、給与計算のアウトソーシング・代行は、時間とコストの削減、専門知識が必要な作業の負担軽減、ミスの防止など、さまざまなメリットを提供します。経営資源を有効に活用し、企業の成長を支えるための重要な要素となります。
4. 給与計算のアウトソーシング・代行のデメリット
4.1 情報漏洩のリスク
給与計算を外部業者に委託すると、社員の個人情報、特に給与に関する情報を提供する必要があります。これには、氏名、住所、勤務時間、給与額、控除額など、非常にセンシティブな情報が含まれます。このような情報が不適切に取り扱われると、情報漏洩のリスクがあります。
情報漏洩が起きた場合、企業の信頼は大きく損なわれます。さらに、個人情報保護法などの法律により、企業は厳しい制裁を受ける可能性もあります。したがって、情報の安全性とプライバシー保護の観点から、給与計算のアウトソーシング・代行業者を選ぶ際は、その業者がどのような情報管理体制を持っているかを確認することが重要です。
4.2 コミュニケーションの問題
給与計算を自社で行う場合、社員と直接コミュニケーションを取ることができ、給与に関する質問や問題に迅速に対応することが可能です。しかし、給与計算を外部業者に委託すると、そのような直接的なコミュニケーションが難しくなる可能性があります。
たとえば、社員が給与明細についての質問を持った場合、その質問を直接業者に伝えることは困難であり、企業と業者の間で情報を伝達する必要があります。これにより、情報の伝達に時間がかかったり、誤解が生じる可能性があります。そのため、業者との円滑なコミュニケーションを確保するための体制を整えることが重要となります。
4.3 サービス提供会社の選定が難しい
給与計算のアウトソーシング・代行業者は数多く存在します。その中から最適な業者を見つけ出すのは簡単ではありません。各業者のサービス内容、費用、評判などを比較検討する必要があります。
また、それぞれの業者は異なるサービスを提供しています。例えば、一部の業者は給与計算だけを行う一方で、より広範なサービスを提供する場合もあります。業者の選定に際しては、自社の必要性に合ったサービスを提供している業者を選ぶことが重要です。
以上のように、給与計算のアウトソーシング・代行には、情報漏洩のリスク、コミュニケーションの問題、サービス提供会社の選定の難しさなど、考慮すべきデメリットが存在します。これらを理解し、適切な対策を講じることで、給与計算のアウトソーシング・代行をより効果的に利用することが可能となります。
5. 給与計算のアウトソーシング・代行を検討する際のポイント
5.1 セキュリティとプライバシー対策
給与計算のアウトソーシング・代行を利用する際には、業者がどのようなセキュリティ対策を講じているかを確認することが重要です。給与計算には社員の個人情報が含まれますので、これらの情報が不適切に取り扱われると、情報漏洩のリスクがあります。業者が個人情報保護法などの法令を遵守しているかを確認しましょう。また、業者がどのような情報セキュリティ管理体制（ISMS）を持っているか、また、情報の暗号化やアクセス制御などの具体的なセキュリティ対策を講じているかも重要なポイントです。
5.2 専門知識と経験
給与計算は専門的な知識を必要とする作業です。税法や社会保険法などの知識が必要であり、法律の改正にも迅速に対応する必要があります。したがって、業者がこれらの専門知識を持ち、豊富な経験を有しているかを確認することが重要です。業者がこれまでにどのような企業の給与計算を行ってきたか、また、業者のスタッフがどのような資格を持っているかなどを確認しましょう。また、業者が法改正情報をどのようにキャッチアップし、それをサービスに反映しているかも重要なポイントです。
5.3 コストと契約条件
給与計算のアウトソーシング・代行業者は、そのサービス内容と費用が大きく異なります。一部の業者は給与計算だけを行う一方で、より広範なサービスを提供する場合もあります。自社の必要性に合ったサービスを提供している業者を選び、その費用とサービス内容を比較することが重要です。また、契約期間や解約条件などの契約条件も確認しておくことが重要です。例えば、長期契約を要求する業者もいますが、自社の状況によっては、短期契約が可能な業者を選んだ方が良い場合もあります。
5.4 カスタマーサポートとアフターサービス
給与計算は定期的に行う業務ですので、業者のカスタマーサポート体制も重要なポイントです。社員からの質問や問題に対して、業者が迅速に対応することができるかを確認しましょう。
また、法改正時のアップデート対応や、トラブルが発生した時の対応など、アフターサービスも重要です。
特に、法律の変更があった場合、その変更内容をどの程度の速度で給与計算に反映するのかは重要なポイントとなります。また、システムトラブルが発生した場合の対応体制や、ユーザーサポートの対応時間、対応範囲なども確認することで、より安心してサービスを利用することが可能となります。
以上のような点を踏まえて、給与計算のアウトソーシング・代行業者を選定することで、自社の業務効率を向上させるだけでなく、社員の満足度向上にも寄与することが可能となります。
6. 結論
給与計算のアウトソーシング・代行は、時間とコストの削減、専門的な作業の負担軽減、ミスの防止など、さまざまなメリットを提供します。しかし、情報漏洩のリスクやコミュニケーションの問題、サービス提供会社の選定の難しさなど、考慮すべきデメリットも存在します。
給与計算のアウトソーシング・代行を検討する際は、業者のセキュリティとプライバシー対策、専門知識と経験、コストと契約条件、カスタマーサポートとアフターサービスなどを確認しましょう。
給与計算のアウトソーシング・代行を上手に活用すれば、企業の経営資源をより重要な業務に集中させることが可能となります。その結果、企業の成長と発展を支える強力なツールとなるでしょう。
